Año de publicación: 2003

Proyecto sistema de gestión documental, provincia de Santa Fe

Resumen

En la etapa inicial se realizó un diagnóstico de situación de la biblioteca con respecto a su infraestructura y acervo documental. En base a ese relevamiento se identificaron los tipos de documentos y se determinaron las pautas y metodologías de almacenamiento y clasificación del material. Y se comenzó a diseñar la Base de Datos BIBLO en una etapa de prueba. En el desarrollo de los distintos procesos se integró al personal a cargo de la biblioteca capacitandolo en todas las actividades realizadas en este período. En la etapa final se diseñó la versión definitiva de la Base BIBLO y REV, en cada una de ellas se ingresaron documentos de distintos tipos los cuales sirven como modelo para las cargas sucesivas de datos. El proceso de capacitación se continuó desarrollando con la aplicación de las pautas definidas en la etapa anterior y con el adiestramiento en el Sistema Winisis, complementandose con la consulta del Manual de Winisis para aclarar dudas con respecto a búsqueda e impresión. Además se instruyó en la carga de datos al Sistema y se elaboró un Manual de procedimientos para el ingreso de datos, el cual es de consulta permanente por parte del responsable de asentar la información en las Bases. El Proyecto logró el objetivo propuesto en su plan de trabajo, el cual consistía en diseñar e implementar un sistema informático de gestión documental, con el que se lograría optimizar la organización de los recursos documentales depositados en la Biblioteca con el fin de asegurar y agilizar la localización de los materiales. Los resultados obtenidos son: – Organización física del acervo documental aplicando las pautas definidas por el Proyecto. – Implementación de dos Bases de datos para localizar el material. – Capacitación del personal a cargo de la Biblioteca.

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